Tietosuojalausunto - rekrytointi

Sector Alarm kerää ja käsittelee henkilötietojasi rekrytointiprosessin yhteydessä. Henkilötietoja kerätään sinulta sekä muista saatavilla olevista lähteistä siinä laajuudessa kuin se on olennaista ja laki sallii. Tilanteesta riippuen saatamme käsitellä seuraavia henkilötietoja:

• Henkilökohtaiset tiedot: nimi, syntymäaika, ensisijainen kieli ja kansallisuus
• Yhteystiedot: sähköpostiosoite, puhelinnumero ja postiosoite
• Hakemuksen tiedot: hakemus, ansioluettelo, todistukset, vahvistukset ja suositukset
• Haastattelu- ja arviointitiedot: haastattelijoiden laatimat sisäiset arviot/raportit, osaamisen arviointi (haettavasta tehtävästä riippuen ja rekrytoinnin edellyttämässä määrin)
• Testien tiedot: rekrytoinnin yhteydessä tehtävien persoonallisuus- tai kykytestien tiedot ja tulokset
• Tekniset tiedot: Kun käytät Sector Alarmin verkkopalveluita, palvelimemme rekisteröivät vierailusi automaattisesti. Rekisteröitäviä tietoja ovat tavallisesti seuraavat: IP-osoite, käyttöajankohta, avatut sivut, linkitetyt sivustot ja käytetyt toiminnot, pyydetty tai käytetty sisältö, selaimen tyyppi ja valittu kieli. Saat lisätietoja aiheesta evästekäytännöstämme.

Seuraavia tietoja käsitellään vain tietyissä tilanteissa:

• Arkaluonteiset tiedot: Emme yleensä kerää emmekä voi kerätä arkaluonteisia henkilötietoja rekrytointiprosessin yhteydessä. Jos sinulla on kuitenkin fyysisiä rajoituksia tai erityistarpeita, jotka meidän tulee ottaa huomioon rekrytointiprosessin aikana, voimme joutua käsittelemään niihin liittyviä tietoja varmistaaksemme, että noudatamme meille asetettuja lakisääteisiä velvoitteita. Koska sähköpostiviestintä ei aina ole turvallista, kehotamme sinua olemaan sisällyttämättä arkaluontoisia tietoja meille lähettämiisi sähköpostiviesteihin.

Rekrytointijärjestelmä: Käytämme rekrytointisivuston kautta lähetettyjen työhakemusten vastaanottoon ja käsittelyyn palveluntarjoajaa Greenhouse Software, Inc., 110 Fifth Avenue, 3rd Floor, New York, NY 10011, Yhdysvallat (jäljempänä ”Greenhouse Software”). Verkkopalvelussa voit hakea avoimia työpaikkoja ja lähettää ja/tai ladata niihin liittyviä henkilötietojasi, kuten nimen, sähköpostiosoitteen, LinkedIn-profiilin, ansioluettelon ja henkilökohtaisia asiakirjojasi. Katso myös edellä olevaa osiota 1.

Näitä tietoja käsitellään ainoastaan Euroopan unionin (EU:n) ulkopuolella sijaitsevilla palvelimilla, ja ne toimitetaan Sector Alarmille tai Greenhouse Softwarelle, kun olet hyväksynyt hakemuksen lähetyksen painamalla rekrytointipalvelussa olevaa hakemuksen lähetyspainiketta. Greenhouse Softwaren tietosuojakäytäntö on täällä: http://www.greenhouse.io/privacy-policy.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojesi käsittelyn perusteena ovat oikeutetut edut (ks. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen kohta 6. (1) f). Sector Alarmin oikeutettu etu on käsitellä tietoja rekrytointiprosessin hallinnoimiseksi ja loppuun saattamiseksi, eivätkä sinun etusi, perusoikeutesi tai vapautesi ohita tätä etua. Sector Alarmin on varmistettava, että se palkkaa tehtäviin oikeanlaiset henkilöt, ja Sector Alarmin on dokumentoitava, että prosessi on hoidettu asianmukaisesti.

Jos teet rekrytointiprosessin aikana jonkin testin, henkilötietojesi käsittelyn perusteena on Sector Alarmin oikeutettu etu.

Sector Alarm saattaa käsitellä henkilötietojasi myös antamasi suostumuksen perusteella. Tällöin suostumustasi henkilötietojesi käsittelyyn pyydetään sinulta etukäteen kirjallisesti. Tämä oikeusperuste koskee ainoastaan täysin vapaaehtoisia prosesseja – ei välttämätöntä tai pakollista henkilötietojen käsittelyä. Voit perua kirjallisen suostumuksesi milloin tahansa ottamalla yhteyttä Sector Alarmiin.

Joissakin tapauksissa käsittely voi myös olla välttämätöntä lakien ja säännösten noudattamiseksi. Vastaavat maat on kuvattu alla:

Kansallinen laki Suomi
Työn luonteen vuoksi edellytämme Hälytyskeskuksessa työskenteleviltä työntekijöiltämme vartijakorttia sekä asennuksen ja huollon tehtävissä työskenteleviltä työntekijöiltä poliisin myöntämää hyväksyntää turvasuojaajaksi. Sector Alarm ei käsittele prosessia.

Voimme jakaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille vain silloin, kun se on liiketoiminnan harjoittamiseksi välttämätöntä osana kanssasi tekemäämme sopimusta tai kun siihen on laillinen tai lakisääteinen velvoite. Aina kun luovutamme henkilötietojasi kolmansille osapuolille, luovutamme henkilötietojasi vain sen verran kuin tarvitaan tällaisen liiketoiminnan tarpeen tai lakisääteisen vaatimuksen täyttämiseen. Muussa tapauksessa henkilötietojasi ei paljasteta muille, ellet ole antanut suostumustasi tähän esimerkiksi edun/erikoistarjouksen tai bonusohjelman yhteydessä tai ellei meillä ole laillista velvollisuutta paljastaa tällaista tietoa.

Alla on luettelo vastaanottajaryhmistä, joille jaamme henkilötietoja. Jakaessamme henkilötietoja varmistamme aina, että meillä on asianmukaiset sopimukset ja salassapitositoumukset. Emme myy henkilötietojasi kolmansille osapuolille kaupallisiin tarkoituksiin.

Konserniyhtiöt
Olemme osa eurooppalaista Sector Alarm -konsernia, jonka määräysvaltainen yksikkö on norjalainen Sector Alarm Holding AS. Konsernin IT-osasto hallinnoi kaikkia IT-sovelluksiamme puolestamme tietojenkäsittelijänä, ja välillämme on tätä varten voimassa tietojenkäsittelysopimus. Tämä tarkoittaa sitä, että konsernin IT-osastolla on pääsy IT-sovelluksiimme tallennettuihin henkilötietoihin. Muut konsernin toimialat voivat myös pyytää henkilötietojen käyttöoikeutta analyysien tekemiseksi ja raporttien laatimiseksi myyntitilastoista, asiakastyytyväisyystutkimuksista ja vastaavista aiheista. Näin voidaan varmistaa raportointi konsernin johdolle ja hallitukselle. Kaikki IT-sovelluksiemme käyttöoikeudet myönnetään tiukan tietotarpeen perusteella ja rajoitetaan vain ehdottoman välttämättömään.

Toimittajat
Hyödynnämme toiminnassamme meille palveluita tarjoavia toimittajia, ja tällöin toimittajan on välttämätöntä käsitellä henkilötietoja voidakseen toimittaa palvelut. Jos toimittaja käsittelee henkilötietoja puolestamme, hän on tietojenkäsittelijä. Käytämme vain sellaisia tietojenkäsittelijöitä, jotka voivat taata noudattavansa sovellettavia tietosuojalakeja sekä teknisiä ja organisatorisia vaatimuksia, ja teemme aina tietojenkäsittelysopimuksen, jossa säädellään ohjeemme tietojenkäsittelijälle. Keskeisimmät toimittajaluokkamme ovat seuraavat:

• IT-sovellusten tarjoajat: Nämä toimittajat voivat suorittaa palveluja ja ylläpitoa meille toimittamissaan IT-sovelluksissa. Siltä osin kuin heillä on pääsy henkilötietoihin tai kuin he muuten käsittelevät niitä puolestamme tietojenkäsittelijöinä, sovellamme tietojenkäsittelysopimusta. He voivat myös tallentaa tietoja palvelimilleen tai tarjoamaansa pilvipalveluun, ja tällöin he ovat tietojenkäsittelijöitämme.
• Kumppanit: Teemme yhteistyötä sellaisten kumppaneiden kanssa, jotka hankkivat meille potentiaalisia asiakkaita. Tällaisia ovat esimerkiksi ammattiliitot ja -yhdistykset, muuttoyritykset, vakuutusyhtiöt ja muut. Nämä osapuolet eivät ole tietojenkäsittelijöitämme, ja he jakavat tietosi meille kanssasi tekemiensä sopimusten tai suostumusten perusteella.
• Markkinointipalvelut: Käytämme Google Inc:iä ja Facebook Inc:iä markkinointiin internetissä ja sosiaalisessa mediassa. Lisätietoja on evästekäytännössämme.

Kansainväliset tiedonsiirrot

Oletusarvoisesti pyrimme aina varmistamaan, että henkilötietojasi käsitellään Euroopan talousalueella (ETA). Jotkut toimittajistamme sijaitsevat kuitenkin ETA-alueen ulkopuolella tai niillä on palvelimia tai konserniyrityksiä ETA-alueen ulkopuolella. Tällaisissa tapauksissa varmistamme, että käytössä on laillinen siirtomekanismi, joka vastaa Euroopan komission tekemiä tietosuojan riittävyyttä koskevia päätöksiä, yrityksen sitovia sääntöjä tai EU:n vakiosopimuslausekkeita. Lisäksi toteutamme lisätoimenpiteitä varmistaaksemme, että oikeuksiasi ja vapauksiasi Euroopan kansalaisena suojataan riittävästi myös ETA-alueen ulkopuolelle tapahtuvassa tietojen siirrossa. Löydät kopion käyttämistämme EU:n vakiosopimuslausekkeista klikkaamalla tästä. Erityistapauksissa ja vain tapauskohtaisesti voimme siirtää henkilötietoja myös ETA-alueen ulkopuolisille vastaanottajille, jos se on tarpeen kanssamme tekemäsi sopimuksen täyttämiseksi tai jos suostut tällaiseen siirtoon. Voimme tarkistaa tai päivittää siirtomekanismejamme noudattaaksemme tietosuojalainsäädännön tai Euroopan komission vaatimusten muutoksia. Jos teemme niin, päivitämme tämän tietosuojailmoituksen vastaavasti.

Sector Alarm käyttää erityisesti Greenhouse-ohjelmistoa rekrytointipalvelun hallintaan yllä kuvatulla tavalla. Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n hyväksymiin mallisopimuslausekkeisiin. Lisäksi näytämme työpaikkailmoituksia sosiaalisen median alustoilla, kuten Facebook, Instagram, Snapchat, LinkedIn, Tiktok ja Pinterest. Kaikki nämä palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja ETA:n ulkopuolella. Huomaa, että näiden sosiaalisen median alustojen käyttöäsi koskevat alustan erilliset käyttöehdot ja tietosuojakäytännöt.

Rekisteröitynä sinulla on sovellettavien tietosuojalakien ja -asetusten nojalla useita oikeuksia ja vapauksia. Jos haluat käyttää näitä oikeuksia, ota yhteyttä tietosuojavastaavallemme osoitteeseen dpo@sectoralarm.fi. Varmistaaksemme, ettemme jaa henkilötietoja luvattomille kolmansille osapuolille, pyydämme sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi ennen kuin vastaamme pyyntöösi. Edellyttäen, että olemme vahvistaneet henkilöllisyytesi, vastaamme mahdollisimman pian ja normaalisti 30 päivän kuluessa. Jos emme pysty vastaamaan 30 päivän kuluessa, ilmoitamme sinulle viivästyksestä ja syystä hyvissä ajoin ja ennen 30 päivän määräajan päättymistä. Alla on yhteenveto oikeuksistasi. Voit lukea lisää täältä.

Yksityisyyttä koskevat oikeutesi sovellettavan lain asettamissa rajoissa ovat seuraavat:

• Tiedonsaantioikeus: sinulla on oikeus saada lisätietoja siitä, miten henkilötietojasi käytetään
• Oikeus tutustua tietoihin: Voit pyytää itsellesi kopiota henkilötiedoistasi, joita käsittelemme. Huomaa, että tähän oikeuteen on joitain poikkeuksia, esimerkiksi jos tiedonsaanti loukkaa muiden oikeuksia (esimerkiksi paljastaa kolmannen osapuolen henkilötietoja) tai jos se liittyy liikesalaisuuksiin. Jos teemme muutoksia käyttöoikeuteesi, ilmoitamme siitä sinulle erikseen.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Meille on tärkeää varmistaa, että käsittelemme vain oikeita ja ajantasaisia henkilötietoja. Jos huomaat, että käsittelemissämme henkilötiedoissa on virheitä, sinulla on oikeus vaatia oikaisua.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Voit saada sähköisen kopion meille toimittamistasi henkilötiedoista digitaalisessa muodossa toimitettuna joko suoraan sinulle tai valitsemallesi kolmannelle osapuolelle.
• Oikeus tulla unohdetuksi: Tallennamme henkilötietoja vain sen ajan, joka tarvitaan sen tarkoituksen toteuttamiseen, jota varten tiedot on kerätty. Jos olet sitä mieltä, että tallennamme tietoja, jotka olisi pitänyt poistaa, voit pyytää meitä poistamaan tällaiset henkilötiedot. Huomaa kuitenkin, että lakisääteisistä velvoitteista, kuten veroraportoinnista ja kirjanpidosta voi seurata, että velvollisuutemme on olla poistamatta henkilötietoja, kunnes niiden lakisääteinen säilytysaika on päättynyt. Lisätietoja säilytysajoistamme on jäljempänä kohdassa Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi.
• Oikeus vastustaa: Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos tilanteesi sitä vaatii. Huomaa, että tämä voi johtaa siihen, että emme voi jatkaa työhakemuksesi käsittelyä.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla on oikeus pyytää, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi, jos olet sitä mieltä, että käsittelemme tietojasi laittomasti, tai jos et halua meidän poistavan tietoja, jotka on tarkoitus poistaa.
• Automaattinen päätöksenteko ja profilointi: Emme käytä sinua koskevia automaattista päätöksentekoa rekrytointiin. Avointen työpaikkojen markkinoinnissa käytämme segmentointitekniikoita ja teemme analyyseja optimoidaksemme markkinointitoimenpiteitämme ja räätälöidäksemme tällaista markkinointia hakijoiden mieltymystemme ja tarpeiden mukaan. Tällainen analyysi voi vaikuttaa markkinointipäätöksiimme, mutta sitä ei sovelleta tavalla, joka voi johtaa oikeudellisiin tai vastaaviin merkittäviin vaikutuksiin sinulle.

Säilytämme kaikkia henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojalausunnossa määriteltyjä tarkoituksia varten. Keskeisimmät säilytysjaksomme ovat seuraavat:

Kaikki henkilötiedot, jotka kerätään ja säilytetään oikeutetun etumme perusteella, poistetaan vuoden kuluttua. Säilytysaika lasketaan päivinä siitä päivästä lukien, kun sinulle ilmoitetaan siitä, että hakemaasi paikkaan on valittu joku hakijoista. Säilytettäviin tietoihin lukeutuvat soveltuvissa tapauksissa edellä mainittuihin luokkiin kuuluvat tiedot eli henkilökohtaiset tiedot, yhteystiedot, hakemuksen tiedot, haastattelu- ja arviointitiedot, testien tiedot sekä tekniset tiedot. Seuraavat henkilötiedot voidaan poistaa milloin tahansa sivustolla olevan hakijaprofiilin kautta: ansioluettelo, todistukset, hakemus ja suositukset.

Joskus saatamme kysyä, haluatko meidän säilyttävän henkilötietosi pidempään, esimerkiksi jos et ole pätevä tehtävään, mutta haluaisimme säilyttää sinut tietokannassamme muita mahdollisia tulevia avoimia työpaikkoja varten. Voit milloin tahansa perua suostumuksesi henkilötietojen säilyttämiseen ja käsittelyyn. 

Edellä esitetyn lisäksi voimme tapauskohtaisesti joutua tallentamaan henkilötietoja pidempään, jos se on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, sopimusten täytäntöönpanemiseksi tai riitojen ratkaisemiseksi.

Käytössämme on huipputason tekniset ja organisatoriset turvatoimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi sekä niiden saatavuuden, eheyden ja luottamuksellisuuden varmistamiseksi. Korkeasti koulutetut IT- ja tietoturva-asiantuntijamme varmistavat sovellustemme turvallisuuden käyttämällä vain palveluntarjoajia, jotka voivat taata sovellettavien turvallisuusmääräysten ja lakien noudattamisen.

Noudattamalla seuraavia yksinkertaisia suojatoimenpiteitä voit myös auttaa tietojesi suojaamisessa:

• Älä lähetä luottamuksellisia tai arkaluontoisia tietoja salaamattomana sähköpostina. Emme koskaan pyydä sinua lähettämään meille pankkitilisi tietoja sähköpostitse.
• Käytä aina vahvaa salasanaa eli salasanaa, joka koostuu sekä pienistä että isoista kirjaimista, numeroista ja erikoismerkistä.
• Älä napsauta saamissasi sähköposteissa olevia linkkejä, ellei sähköposti ole saapunut luotettavalta lähettäjältä. Jos sähköpostiviestissä pyydetään sinulta tietoja, tarkista aina sähköpostiviestien lähettäjän sähköpostiosoite. Vilpilliset toimijat käyttävät usein alkuperäisiä sähköpostiosoitteita muistuttavia sähköpostiosoitteita. Meiltä tulevat sähköpostit lähetetään aina osoitteesta, joka päättyy @sectoralarm.fi.
• Varmista, että yhteystietosi ovat ajan tasalla, jotta voimme tavoittaa sinut petosepäilyissä
• Pidä online-laitteidesi päivitykset ajan tasalla varmistaaksesi, että sinulla on aina uusin versio suojausasetuksista, koska ne voivat sisältää aiemmin havaittujen tietoturva-aukkojen korjauksia.
• Jos havaitset epäilyttävää toimintaa tai epäilet, että olet joutunut identiteettivarkauden tai petoksen kohteeksi, ota välittömästi yhteyttä asiakaspalveluumme numeroon 0207 345 000.

Teemme digitaalista markkinointia useilla sosiaalisen median alustoilla, kuten Instagramissa, Facebookissa, Snapchatissa, Linkedinissä, Pinterestissä ja TikTokissa. Henkilötietojen käsittelyä tällaisilla alustoilla hallitaan kullakin alustalla sovellettavien käyttöehtojen ja tietosuojakäytäntöjen avulla. Käytämme näitä tilejä palveluidemme edistämiseen ja parantamiseen sekä yrityksemme mainostamiseen mahdollisille ja nykyisille asiakkaille ja työntekijöille, ja tämän oikeusperusta on GDPR artiklan 6(1)(f) mukainen oikeutettu etu. Jos otat meihin yhteyttä jonkin näiden tilien kautta tai jos pidät tai jaat jotain julkaisemastamme sisällöstä, voimme nähdä käyttäjätilisi perustiedot, kuten nimen ja sähköpostiosoitteen. Vastaamme sinulle samalla alustalla ja käsittelemme henkilötietojasi tällaisen viestinnän yhteydessä. Pyydämme, että et jaa mitään luottamuksellisia henkilötietoja millään näistä alustoista.

Voit aina lopettaa tilien seuraamisen tai poistaa kommenttisi ja viestisi. Huomaa, että tilimme seuraamisen lopettaminen ei poista henkilötietojasi. Huomaa, että kaikki nämä palveluntarjoajat tekevät kansainvälisiä tiedonsiirtoja Yhdysvaltoihin. Kehotamme sinua lukemaan heidän tietosuojakäytäntönsä saadaksesi lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä.

Lisäksi Facebookia käytettäessä saamme yhdistetyt tilastoraportit Facebookilta Facebook Insights-palvelun kautta. Tämän palvelun avulla voimme seurata tiliimme liittyvää toimintaa. Nämä raportit eivät sisällä mitään henkilötietoja ja ne ovat meille anonyymejä, mutta toimimme tätä palvelua sovellettaessa rekisterinpitäjänä yhdessä Facebook Inc:n kanssa. Löydät lisätietoja Facebook Insightsista täältä.

Sector Alarmilla on yritystilit Instagramissa, Facebookissa ja LinkedInissä, ja henkilötietojen käsittelyä tällaisilla alustoilla hallitaan kullakin alustalla sovellettavien käyttöehtojen ja tietosuojakäytäntöjen avulla. Käytämme näitä tilejä palvelujemme edistämiseen ja parantamiseen sekä mainostaaksemme yritystämme potentiaalisille ja nykyisille asiakkaille ja työntekijöille, ja tämän oikeusperusta on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukainen oikeutettu etu. Jos otat meihin yhteyttä jonkin näiden tilien kautta tai jos pidät tai jaat jotain julkaisemastamme sisällöstä, voimme nähdä käyttäjätilisi perustiedot, kuten nimen ja sähköpostiosoitteen. Vastaamme sinulle samalla alustalla ja käsittelemme henkilötietojasi tällaisen viestinnän yhteydessä. Pyydämme, että et jaa mitään luottamuksellisia henkilötietoja millään näistä alustoista.

Voit aina lopettaa tilien seuraamisen tai poistaa kommenttisi ja viestisi. Huomaa, että tilimme seuraamisen lopettaminen ei poista henkilötietojasi. Huomaa, että kaikki nämä palveluntarjoajat tekevät kansainvälisiä tiedonsiirtoja Yhdysvaltoihin. Kehotamme sinua lukemaan heidän tietosuojakäytäntönsä saadaksesi lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä.

Lisäksi Facebookia käytettäessä saamme yhdistetyt tilastoraportit Facebookilta Facebook Insights-palvelun kautta. Tämän palvelun avulla voimme seurata tiliimme liittyvää toimintaa. Nämä raportit eivät sisällä mitään henkilötietoja ja ne ovat meille anonyymejä, mutta toimimme tätä palvelua sovellettaessa rekisterinpitäjänä yhdessä Facebook Inc:n kanssa. Löydät lisätietoja Facebook Insightsista täältä.